Selber machen oder einen Profi ranlassen? Diese Frage beschäftigt uns im Privatleben ebenso wie im beruflichen Umfeld. Im Recruitung und der Personalberatung ist die Thematik umso virulenter, weil falsche Entscheidungen sich mitunter dramatisch auf die Produktivität auswirken. Man denke nur an Unterbesetzungen, Leerläufe, Endlosvakanzen, mangelnde Motivation durch Fehlbesetzungen, zu hohe Fluktuation etc. Hinzu kommt, dass Recruiting kostenintensiv ist, Ressourcen bindet und viele Unternehmen generell vor große Herausforderungen stellt. Hier also ein kleiner Leitfaden für das Recruiting Process Outsourcing.
VOM RUNDUM-SORGLOS-PAKET BIS ZU PUNKTUELLEN MASSNAHMEN
RPO schön und gut, aber welches Modell? Geht es um kurzfristige Problemlösungen in einem bestehenden Recruiting-Prozess oder um langfristige, strukturelle Qualitätsverbesserungen? Bei der Analyse können übrigens einige KPIs hilfreich sein, um Schwachstellen zu identifizieren, z.B. Time-to-Hire, Cost-per-Candidate, Cost-per-Hire, Time-to-Performance oder die Pass-through Rate.
End-To-End-RPO.
Eine Komplettlösung mit sämtlichen Inklusivleistungen, die im Rahmen von Festanstellungen anfallen, mitunter bis hin zu notwendigen Technologieinvestitionen und Mehrwertangeboten wie Employer Branding und Contingent Workforce Management. Dieses Modell zeichnet sich zwar durch maximale Einsparungen, höchste Effizienz, größte Einstellungserfolge, Zufriedenheit und Compliance aus, ist bei der Implementierung aber auch mit der größten Komplexität und dem höchsten Zeitaufwand verbunden.
Project-RPO
Ein End-to-End-Ansatz, der sich auf ein spezielles Projekt bezieht, wie z.B. der Einführung eines neuen Produktes. Eine effektive Lösung für Organisationen, die interne Rekrutierungskapazitäten für laufende Mitarbeitereinstellungen behalten wollen, aber innerhalb des spezifischen Projektrahmens von den Vorteilen eines End-to-End-Ansatzes profitieren möchten.
Selective-RPO
Hier werden einzelne spezifische Komponenten der internen Rekrutierung – z.B. Beschaffung- und Überprüfungsprozesse – zu externen Partnern verlagert, während die als sensibel erachteten Leistungen, z.B. das Durchführen von Vorstellungsgesprächen und das Erstellen von Angeboten, nach wie vor intern abgewickelt werden.
WAS FÜR RPO SPRICHT
Profis sind nun einmal...Profis eben. Spezialisierte Dienstleister verstehen ihr Handwerk und haben sehr viel Zeit und Mühe in den Aufbau von Netzwerken und die Perfektionierung diverser Skills gesteckt. Wir von Spitzegger Consultants beispielsweise sind seit über 30 Jahren am Markt, haben sämtliche Entwicklungen in der HR-Szene miterlebt und teilweise auch mitgeprägt. Die Nutzung modernster Technologien und Verfahren tut ihr Übriges, um Recruiting-Prozesse reibungslos und effizient zu gestalten und die Qualität substanzieller werden zu lassen.
Apropos Effizienz: vergessen Sie nicht, dass Gehälter für HR-Mitarbeiter ganzjährig das Budget belasten. Bei einer Auslagerung hingegen wird je nach Leistungsumfang ein Großteil des Honorars nur bezahlt, wenn eine Stelle tatsächlich besetzt werden soll und damit auch ein beträchtlicher Teil des finanziellen Risikos outgesourced. Nicht vorhergesehene Investitionen, z.B. Kündigungen, sind auch oft eine Belastung, die aber wegfällt, wenn man externe Dienstleister beauftragt. Darüber hinaus spielt der Faktor Zeit eine wichtige Rolle. RPO-Profis beschäftigen sich täglich mit HR-Prozessen und HR-Systemen und verfügen so über eine weit höhere Erfahrungsdichte als interne Stabstellen. Das Ergebnis: eine wesentlich raschere Abwicklung sämtlicher Prozesse.
Schuster, bleib bei deinen Leisten! Das eigene Kerngeschäft sollte immer Priorität haben und dementsprechende Ressourcen gebündelt werden. Schließlich gilt es, wettbewerbsfähig zu bleiben und Marktvorteile mit ganzer Kraft sichern zu können.
Und dann wäre da natürlich noch das Employer Branding, eine Maßnahme, die im Recruiting-Prozess und der Personalberatung zunehmend an Bedeutung gewinnt (siehe dazu meinen Blog). Denn nimmt der Bewerber diesen Prozess als positiv und erfolgreich wahr, so wird das in den sozialen Kanälen und Business-Plattformen geteilt und verbreitet. Das Unternehmensimage wird dadurch enorm aufgewertet, was wiederum dazu führt, dass vielversprechende Talente auch künftig für das eigene Unternehmen gewonnen werden können.
RPO – Step by Step
1. Analyse
(Je nach Organisationsstruktur eventuell Bildung einer Taskforce). Warum soll ein externer Dienstleister hinzugezogen werden? Pro und Cons abwägen, Kosten vergleichen, Ressourcen abschätzen und überprüfen, Best Practices studieren, Thematik recherchieren, Handlungsbedarf identifizieren und erste Überlegungen bezüglich Umfang und Struktur des RPO anstellen.
2. Ziele definieren
Wie in nahezu jedem Managementprozess gilt es nun, strategische und konkrete Ziele zu definieren: Was wollen wir erreichen? Sind unsere Zielsetzungen realistisch und umsetzbar? Auch hier ist es ratsam, KPIs auszuwerten und Zielwerte zu definieren.
3. Prozessebestimmung
Es ist zwar hilfreich zu wissen, wie lange es z.B. dauert, bis ein Bewerber endgültig eingestellt ist, jedoch müssen auch die damit verbundenen Teilprozesse analysiert und verstanden werden. Ein aufwendiger, jedoch absolut notwendiger Schritt. Unerlässlich dabei ist die Standardisierung der Teilprozesse, um die spätere Abstimmung mit dem Dienstleister so reibungslos wie möglich über die Bühne zu bringen.
4. Anbahnungsphase
Hier sei die Notwendigkeit eines ausführlichen Pflichtenheftes betont. Darin wird der aktuelle Recruiting-Prozess so detailliert wie möglich dargestellt und in Teilprozesse aufgegliedert. Darüber hinaus wird das eigene Unternehmen, Zielkunden, Stakeholder und die Unternehmensphilosophie und -strategie beschrieben. Das Pflichtenheft bildet ein solides Fundament für die Zusammenarbeit und Verhandlung mit dem Recruiting-Profi.
5. Partnerwahl
Welcher Dienstleister ist der Richtige? Da es sich bestenfalls um eine strategische und langfristige Partnerschaft handelt, ist Sorgfalt geboten. Nach einer gründlichen Marktrecherche sollte man sich Informationen zukommen lassen und eventuell ein unverbindliches Gespräch führen, um einmal einen ersten Eindruck zu gewinnen. Thema sollte hier auch schon das Pflichtenheft sein, auf dessen Grundlage der Dienstleister sein Angebot erstellen kann.
6. Vertragsgestaltung
Für die Kooperation mit einem Recruiting-Profi hat sich ein Rahmenvertrag bewährt. Der Vorteil liegt darin, dass Leistungsmodule hinzugefügt werden können, ohne dass der gesamte Vertrag neu aufgesetzt werden muss. Das spart Zeit, Mühen und Kosten.
7. Planung und Implementierung
In der Planungsphase wird ausgearbeitet, auf welche Art und Weise (Form, Umfang, Dauer) der Provider die Prozesse umsetzt. Dazu werden Kommunikationskanäle, Organisationsstruktur und die konkrete Aufgabenverteilung definiert. Sind alle Verantwortlichkeiten und Abläufe geklärt, beginnt die tatsächliche Implementierung des RPO-Projektes.
Fazit: Oft ist es schwierig, einen effizienten Recruiting-Prozess selbst zu managen und passende Bewerber zu generieren. Zu komplex sind die Thematik und die Integration in eine bestehende Organisationsstruktur. Das Auslagern dieser Agenden an einen Profi scheint demnach sinnvoll zu sein. Aber auch hier gilt, die Dinge sorgfältig zu analysieren und anhand valider KPIs abzuwägen.
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